Viele Unternehmen fragen sich vor einem Softwareprojekt, ob es dafür Fördergeld gibt. Die ehrliche Antwort lautet: manchmal ja, oft nein, und fast immer anders als gedacht.
Gefördert wird in der Regel nicht die Software an sich, sondern ein ungelöstes technisches Problem. Wer das versteht, kann realistisch einschätzen, welches Programm passt.
Kurz gesagt:
- Die Forschungszulage ist 2026 das verlässlichste Instrument, weil ein Rechtsanspruch besteht. Sie greift aber nur bei echter Forschung und Entwicklung.
- Das ZIM ist seit Juli 2026 für neue Anträge gestoppt.
- In NRW fördert MID-Digitalisierung nur noch intelligente digitale Produkte, mit Losverfahren.
- Bei Zuschüssen gilt: Wer zu früh beauftragt, verliert die Förderung.
In diesem Beitrag geht es um Fördergeld, das nicht zurückgezahlt werden muss. Um Förderkredite und andere Wege der Finanzierung geht es im zweiten Teil dieser Serie.
Förderfähig ist das ungelöste Problem, nicht die Software
Ob ein Softwareprojekt förderfähig ist, hängt fast nie von der Technologie ab. Entscheidend ist, ob bei der Entwicklung etwas technisch Neues und Unsicheres gelöst werden muss.
Ein Kundenportal nach bewährtem Muster ist ein wertvolles Projekt. Aus Sicht der Förderung ist es aber meist Routine. Anders sieht es aus, wenn zu Projektbeginn offen ist, ob ein technischer Lösungsansatz überhaupt funktioniert.
Diese Unterscheidung zieht sich durch alle Programme. Am deutlichsten zeigt sie sich bei der Forschungszulage.
Die Forschungszulage ist 2026 das verlässlichste Instrument
Auf die Forschungszulage besteht ein Rechtsanspruch, wenn die gesetzlichen Bedingungen erfüllt sind. Sie hängt also nicht davon ab, ob ein Fördertopf gerade gefüllt ist.
Die Zulage steht laut Bescheinigungsstelle Forschungszulage Unternehmen jeder Größe, Rechtsform und Branche offen. Auch Unternehmen ohne Gewinn profitieren. Die Zulage wird mit der Steuer verrechnet, ein Überschuss wird ausgezahlt.
So hoch fällt die Forschungszulage aus
- Fördersatz: 25 Prozent der förderfähigen Aufwendungen
- Für kleine und mittlere Unternehmen: 35 Prozent auf Antrag
- Höchstgrenze: Seit 2026 werden bis zu 12 Millionen Euro Aufwendungen pro Jahr berücksichtigt
- Neu ab 2026: Für Vorhaben, die nach dem 31. Dezember 2025 beginnen, kommt eine Pauschale von 20 Prozent für Gemeinkosten hinzu
Gefördert werden vor allem Personalkosten für eigene Entwicklungsarbeit und Kosten für beauftragte Forschung. Gekaufte Software und Lizenzen zählen dagegen nicht, wie die BSFZ in ihren Hinweisen zu förderfähigen Wirtschaftsgütern klarstellt.
Auch beauftragte Entwicklung kann zählen
Viele Unternehmen haben kein eigenes Entwicklungsteam. Für sie ist die sogenannte Auftragsforschung interessant.
Wer einen Dienstleister mit einem Forschungsvorhaben beauftragt, kann 70 Prozent des gezahlten Entgelts ansetzen. Voraussetzung ist, dass der Dienstleister seinen Sitz in der EU oder im Europäischen Wirtschaftsraum hat.
Rechenbeispiel: Aus 120.000 Euro Auftrag werden rund 35.000 Euro Zulage
Ein kleines Unternehmen beauftragt ein Entwicklungsprojekt. Der Teil des Projekts, der als Forschung anerkannt wird, kostet 120.000 Euro. Das Vorhaben beginnt 2026 und fällt in ein Wirtschaftsjahr.
Schritt | Betrag |
|---|---|
Anerkannter Forschungsanteil des Auftrags | 120.000 € |
Davon ansetzbar (70 Prozent) | 84.000 € |
Plus Gemeinkostenpauschale (20 Prozent) | 100.800 € |
Forschungszulage bei 35 Prozent | rund 35.280 € |
Das Beispiel ist bewusst vereinfacht. Was ein Softwareprojekt insgesamt kostet, beschreiben wir im Beitrag Wieviel kostet es, eine Software entwickeln zu lassen?
Nur der Forschungsanteil eines Projekts zählt, nicht das gesamte Projektbudget. Welcher Anteil das ist, prüft die Bescheinigungsstelle im Einzelfall.
Bevor es um den Antrag geht, lohnt sich deshalb ein genauer Blick darauf, was überhaupt als Forschung gilt.
Routineentwicklung gilt nicht als Forschung
Übliche Softwareentwicklung erfüllt die Anforderungen der Forschungszulage in der Regel nicht. Die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) prüft jedes Vorhaben nach drei Kriterien, und alle drei müssen erfüllt sein.
1. Neuartigkeit:
2. Technisches Risiko:
3. Planmäßigkeit:
Beim Risiko ist die BSFZ streng. Wirtschaftliche Risiken zählen nicht. Die Sorge, ob Kundinnen und Kunden eine App später nutzen, reicht also nicht. Auch der pauschale Hinweis, das Ziel könne verfehlt werden, genügt nicht.
Ebenso wenig reicht es, wenn ein Projekt sich lediglich verzögern könnte. Ein Risiko im Sinne der BSFZ liegt erst vor, wenn der gewählte Lösungsansatz möglicherweise scheitert und ein anderer Weg nötig wird.
Diese Tätigkeiten schließt die BSFZ bei Software aus
Für Informations- und Kommunikationstechnologien nennt der Prüfleitfaden der BSFZ typische Tätigkeiten, die für sich allein nicht förderfähig sind:
- Einführung und Konfiguration etablierter Software oder Hardware
- Installation bestehender Server- oder Cloudlösungen
- Datenmigration und die Portierung von Software in die Cloud
- Zusammensetzen fertiger Bausteine ohne technisches Risiko
- Übliche Probleme der Softwareentwicklung, die sich mit Routinemethoden lösen lassen
- Routinemäßige Entwicklung samt Anforderungsanalyse, Tests, Fehlersuche und Dokumentation
Hinzu kommen Tätigkeiten, die grundsätzlich nicht zählen. Dazu gehören Projektmanagement, Machbarkeitsstudien, Wartung, Schulungen und Anpassungen an einem System, das bereits im Einsatz ist. Die Forschungsphase endet aus Sicht der BSFZ mit dem Test eines Prototyps.
Ein Hinweis für datengetriebene Projekte: Datenschutzrechtliche Bedenken gelten laut Prüfleitfaden nicht als technisches Risiko.
- Eher Routine:
- Kann Forschung sein:
- Ein Kundenportal nach erprobtem Muster
- Die Anbindung einer bekannten Schnittstelle
- Der Umzug einer bestehenden Anwendung in die Cloud
- Ein neues Verfahren, für das es noch keine erprobte technische Lösung gibt
- Eine Analyse von Daten, bei der offen ist, ob sie verlässliche Ergebnisse liefert
- Eine Architektur, die Anforderungen erfüllen soll, für die bekannte Ansätze nicht ausreichen
Ob ein Vorhaben tatsächlich anerkannt wird, entscheidet die BSFZ immer im Einzelfall. Wird ein Dienstleister beauftragt, kommen noch einige Besonderheiten hinzu.
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Die Forschungszulage steht dem Auftraggeber zu
Wer beantragt die Zulage, wenn eine Agentur die Software entwickelt?
Antragsberechtigt ist das Unternehmen, das die Entwicklung beauftragt, nicht der Dienstleister. Der Auftraggeber gibt das Ziel vor, trägt in der Regel das Risiko des Scheiterns und erhält die Rechte an den Ergebnissen.
Das hat eine praktische Folge: Das Forschungsvorhaben muss aus Sicht des Auftraggebers die drei Kriterien erfüllen. Zudem muss der Auftrag selbst überwiegend Forschungscharakter haben. Die Umsetzung nach einem fertigen Pflichtenheft reicht dafür nicht.
Die BSFZ bewertet einen Auftrag für sich allein. Eine Tätigkeit, die als Teil eigener Entwicklungsarbeit anerkannt würde, kann deshalb als Teil eines Auftrags durchfallen. Bei einem Projekt mit Dienstleister lohnt es sich also besonders, den Forschungsanteil klar abzugrenzen.
Wer ein Projekt mit Forschungsanteil plant, sollte deshalb früh klären, wie Ziel, Risiko und Ergebnisrechte im Vertrag geregelt sind. Ebenso früh lohnt sich der Blick auf das, was der Antrag inhaltlich verlangt.
Die halbe Antragsarbeit entsteht in der technischen Konzeption
Was die BSFZ im Antrag verlangt, entsteht in einer sorgfältigen technischen Konzeption ohnehin. Dazu gehören eine klare Problemstellung, ein durchdachter Lösungsweg, benannte technische Risiken und ein Plan mit Arbeitspaketen. Wie diese Phase in einem Projekt abläuft, zeigt unser Beitrag Individuelle Softwareentwicklung: Was in einem Projekt wirklich passiert.
Der Antrag selbst ist vollständig digital und kostenfrei. Eine individuelle Antragsberatung bietet die BSFZ nicht an, stellt aber einen ausführlichen Leitfaden zur Antragstellung bereit. Der Platz für die fachliche Beschreibung ist knapp bemessen.
Ergänzend sind bis zu zwei Anlagen möglich, zum Beispiel technische Skizzen oder Diagramme. Zusätzliche Projektbeschreibungen in Textform berücksichtigt die BSFZ dagegen nicht.
Im Rahmen der Projektvorbereitung liefern wir diese technischen Grundlagen: eine nachvollziehbare Projektbeschreibung, einen Arbeitsplan, Architekturdiagramme und eine Kostenschätzung. Den Antrag stellt das beauftragende Unternehmen selbst, auf Wunsch gemeinsam mit seiner Steuer- oder Fördermittelberatung.
Sind Angaben unvollständig, kann die BSFZ Informationen nachfordern. Ist aber ein Kriterium eindeutig nicht erfüllt, lehnt sie ohne Nachforderung ab. Die erste Fassung der Vorhabenbeschreibung sollte bereits überzeugen.
Zwei Punkte erleichtern den Einstieg:
- Der Dienstleister muss bei Antragstellung noch nicht feststehen. Es genügen die voraussichtlichen Kosten und die Angabe, ob er in der EU sitzen wird.
- Im Antrag reichen Planwerte. Die genaue Abrechnung folgt erst beim Finanzamt.
Für die spätere Abrechnung sollten die tatsächlichen Aufwände sauber dokumentiert werden, idealerweise von Projektbeginn an. Beim Zeitpunkt des Antrags lässt die Forschungszulage dagegen viel Spielraum.
Zeitpunkt: Die Forschungszulage verzeiht, Zuschüsse nicht
Bei der Forschungszulage ist es nicht zu spät, wenn das Projekt bereits läuft. Das Verfahren hat zwei Schritte, und beide sind zeitlich flexibel.
1. Bescheinigung bei der BSFZ:
möglich vor, während oder nach dem Vorhaben. Die Entscheidung liegt nach höchstens drei Monaten vor.
2. Antrag beim Finanzamt:
möglich bis zu vier Jahre nach dem Wirtschaftsjahr, in dem die Kosten entstanden sind.
Bei klassischen Zuschussprogrammen ist das anders. Sie verlangen fast immer, dass ein Vorhaben erst nach der Bewilligung beginnt.
Achtung bei Zuschüssen: Als Beginn gilt bereits ein rechtsverbindlicher Auftrag. In NRW kann laut Landesvorgaben schon eine mündliche Zusage ausreichen. Wer vor dem Bescheid beauftragt, riskiert die gesamte Förderung.
Mit diesem Unterschied im Kopf lohnt sich der Blick auf die Zuschussprogramme.
Das ZIM ist für neue Anträge derzeit gestoppt
Das Zentrale Innovationsprogramm Mittelstand (ZIM) ist das bekannteste Zuschussprogramm für Innovation im Mittelstand. Seit dem 7. Juli 2026 nimmt das Bundeswirtschaftsministerium keine neuen Anträge an. Grund sind begrenzte Haushaltsmittel. Bereits bewilligte Vorhaben laufen weiter.
Eine Wiederaufnahme ist für Anfang 2027 angestrebt. Sie hängt vom Bundeshaushalt 2027 ab. Wer ein ZIM-Projekt plant, kann den Antrag bereits vorbereiten, um bei einer Wiederöffnung schnell zu sein.
Für Softwareprojekte mit externem Dienstleister ist das ZIM ohnehin nur begrenzt geeignet. Es fördert vor allem die eigene Entwicklungsarbeit eines Unternehmens. Aufträge an Dritte sind nur bis zu einem Anteil von 35 Prozent der Personalkosten förderfähig.
ZIM auf einen Blick
- Für wen: Mittelständische Unternehmen, in Kooperation mit kleinen und mittleren Unternehmen bis 1.000 Beschäftigte
- Was: Eigene Forschungs- und Entwicklungsprojekte
- Wie viel: Je nach Größe und Standort 25 bis 60 Prozent, bei Einzelprojekten bis 690.000 Euro förderfähige Kosten
- Der Haken: Derzeit keine neuen Anträge möglich
In NRW fördert MID nur noch intelligente digitale Produkte
Das Landesprogramm Mittelstand Innovativ & Digital (MID) hat sich 2026 deutlich verändert. Seit Januar betreut die NRW.BANK neue Vorhaben.
MID-Digitalisierung fördert nur noch digitale Produkte, die bestimmte Technologien einsetzen. Dazu zählen:
- künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen
- Data Mining
- Echtzeitverarbeitung
- AR und VR
Das Produkt muss eine konkrete Zielgruppe haben und am Markt verwertbar sein. Die Digitalisierung interner Prozesse wird in diesem Programmteil nicht mehr gefördert. Für den separaten Programmteil „MID-Digitale Prozesse“ hat die NRW.BANK einen Antragsstopp für 2026 verkündet.
MID-Digitalisierung auf einen Blick
- Für wen: Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz in NRW
- Was: Entwicklung oder Weiterentwicklung intelligenter digitaler Produkte durch externe Dienstleister
- Wie viel: 50 Prozent, mindestens 4.000 und höchstens 15.000 Euro Zuschuss
- Der Haken: Zugang nur über ein monatliches Losverfahren, kein Projektstart vor dem Bescheid
Wer ausgelost wird, hat 28 Tage Zeit für den Antrag. Wer nicht ausgelost wird, kann im Folgemonat erneut teilnehmen. Unternehmen außerhalb von NRW sind auf die Programme ihres eigenen Bundeslandes angewiesen.
Andere Länder fördern anders, zwei Bundesprogramme gibt es nicht mehr
Mehrere Bundesländer haben eigene Programme, etwa den Digitalbonus in Bayern oder den DIGI-Zuschuss in Hessen. Höhe, Zielgruppe und Verfahren unterscheiden sich stark. Einige Programme arbeiten ebenfalls mit Kontingenten oder Losverfahren.
Die aktuellen Bedingungen finden Sie bei der Förderbank Ihres Bundeslandes. Einen bundesweiten Überblick bietet die Förderdatenbank des Bundes.
Zwei Programme tauchen bei der Recherche noch häufig auf, obwohl sie ausgelaufen sind:
- Digital Jetzt endete Ende 2023.
- go-digital endete Anfang 2025.
Die Art des Vorhabens entscheidet über das passende Instrument
Welches Programm infrage kommt, hängt weniger von der Technologie ab als von der Art des Vorhabens. Die Übersicht fasst die naheliegenden Wege zusammen.
Vorhaben | Naheliegendes Instrument |
|---|---|
Technisch neuartige Entwicklung mit echtem Risiko | Forschungszulage |
Intelligentes digitales Produkt, Unternehmen in NRW | MID-Digitalisierung, ggf. zusätzlich Forschungszulage |
Eigene Forschung mit internem Team | ZIM, sobald wieder geöffnet, oder Forschungszulage |
Digitalisierung ohne Forschungsanteil, etwa ein neues Portal | Landesprogramme prüfen, sonst Förderkredit |
Programme lassen sich grundsätzlich kombinieren. Wer für dieselben Kosten mehrere Förderungen nutzt, muss das aber angeben. Zudem gelten beihilferechtliche Obergrenzen.
Nicht jedes gute Softwareprojekt passt in ein Förderprogramm. Das ist kein Nachteil, sondern ein Grund, die Finanzierung von Anfang an breiter zu denken.
Fazit: Förderung lohnt sich, wenn das Projekt auch ohne sie trägt
Die Forschungszulage ist 2026 der verlässlichste Weg zu Fördergeld für Software. Sie greift aber nur, wenn tatsächlich ein technisch ungelöstes Problem bearbeitet wird. Für Routineentwicklung gibt es sie nicht.
Zuschüsse wie ZIM und MID sind derzeit gestoppt, stark eingeschränkt oder an ein Losverfahren gebunden. Wer sie nutzen möchte, darf erst nach dem Bescheid beauftragen.
Unsere Empfehlung:
Planen Sie Ihr Projekt so, dass es sich auch ohne Förderung rechnet. Ob das der Fall ist, hilft unser Beitrag Wann lohnt sich individuelle Softwareentwicklung wirklich? einzuschätzen. Prüfen Sie dann, ob ein Teil davon förderfähig ist. Eine saubere technische Konzeption hilft bei beidem.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die aktuellen Bedingungen der jeweiligen Programme.
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Häufig gestellte Fragen
Ja, über die sogenannte Auftragsforschung. Das beauftragende Unternehmen stellt den Antrag und kann 70 Prozent des Entgelts ansetzen. Voraussetzung ist, dass das Vorhaben als Forschung anerkannt wird und der Dienstleister seinen Sitz in der EU oder im EWR hat.
Ja. Die Bescheinigung kann vor, während oder nach dem Vorhaben beantragt werden. Beim Finanzamt ist der Antrag bis zu vier Jahre nach dem betreffenden Wirtschaftsjahr möglich.
Nein. Routineentwicklung, die Einführung etablierter Software oder der Umzug einer Anwendung in die Cloud gelten nicht als Forschung. Gefordert sind Neuartigkeit, ein konkretes technisches Risiko und ein planmäßiges Vorgehen.
Ja. Die Zulage wird mit der Steuer verrechnet. Übersteigt sie die Steuerschuld, wird der Rest ausgezahlt.
Ein Angebot einzuholen ist in der Regel unproblematisch. Kritisch ist die verbindliche Beauftragung. Bei Zuschüssen wie MID gilt ein Projekt bereits mit dem Auftrag als begonnen, unter Umständen schon mit einer mündlichen Zusage.
Das hängt vom Vorhaben ab. Die Nutzung fertiger KI-Tools ist in der Regel Routine. Die Entwicklung einer KI-Anwendung mit offenen technischen Fragen kann dagegen als Forschung gelten. In NRW setzt MID-Digitalisierung den Einsatz von KI oder vergleichbaren Technologien sogar voraus.
Grundsätzlich ja. Wer für dieselben Kosten weitere Förderungen erhält, muss das im Antrag angeben. Es gelten beihilferechtliche Obergrenzen.
