Software kaufen oder entwickeln lassen

Gekaufte Software oder eigene Entwicklung – Wie entscheide ich mich richtig?

Zur Unterstützung von Prozessen in Unternehmen oder Abteilungen ist häufig Software das Schlüsselelement. Es kann eine enorme Leistungssteigerung bedeuten, wenn sich Mitarbeiter um ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren können und wiederkehrende oder stupide Tätigkeiten von der Software übernommen werden.
Auch können bei komplizierten Arbeitsabläufen sogenannte Wizards oder Assistenten die Qualität der Arbeitsergebnisse signifikant verbessern. Und das auch, bei weniger erfahrenen Benutzern. Dabei können die Prozesse in Teilschritte heruntergebrochen werden. Die Benutzer durchlaufen so den gesamten Ablauf Schritt-für-Schritt und können bei Bedarf mit Zusatzinformationen versorgt werden.

Branchensoftware oder eigene Software entwickeln lassen – die Unterschiede

Wir wollen nun einmal einen Blick auf die Unterschiede zwischen sogenannter Standardsoftware oder auch Branchensoftware und einer eigenen Software in Form einer kundenspezifischen Individualsoftware werfen. Dazu filtern wir heraus, wie man sich am besten zwischen einer gekauften Software oder einer eigenen Entwicklung entscheidet.

Standardabläufe – Wenn der der Prozess bereits zur Software passt

Software, die Prozesse abbilden oder digitalisieren soll, muss nartürlich zu diesem Prozess passen. Oder aber, der Prozess wird auf die Software angepasst und bestehende Abläufe entsprechend geändert.

Ist ein Prozess relativ standardisiert oder hat sich bereits vielfach bewährt, so bietet sich eine Software an, die genau diesen Anforderungen entspricht. So passt beispielsweise die Buchhaltungssoftware von Datev sehr gut zur Aufgabe der Buchhaltung bei einem Steuerberater. Steuerberater nutzen daher in der Regel so eine gekaufte Software und passen bei Bedarf die eigenen Abläufe entsprechend an.

Fehlende Passgenauigkeit einer Software – Notwendigkeit zur Anpassung bestehender Prozesse

Häufig lieg die Passung des Prozesses zur Standardsoftware aber nicht bei 100%. Daher erfordert die Nutzung einer sogenannten Standardsoftware in der Regel eine Umstellung der Benutzer bei den Abläufen, was häufig eine gewisse Ablehnung bei der Einführung mit sich bringt. Die Erfahrung zeigt, dass für Menschen eine Umstellung oftmals unerfreulich ist und Anstrengung erfordert, auch wenn sie zu einem einfacheren oder besseren Ergebnis führt. Der Mensch ist einfach ein Gewohnheitstier und das Gehirn spart durch Routine Energie.
Diese Ablehnung findet man häufig zu Beginn der Softwareeinführung, sie wird dann oft nach einiger Zeit überwunden, sollte aber bei der Planung einer Softwareumstellung im Vorfeld berücksichtigt und eingeplant werden.

Der Maßanzug – Wenn die Software zum Unternehmensprozess geschneidert wird

Sind die zu digitalisierenden Abläufe in einem Unternehmen sehr speziell oder können auf keinen Fall geändert werden, erfordert das ein maßgeschneidertes Werkzeug, das sich widerum genau dem Unternehmensprozess anpasst. In diesem Fall ist die individuell entwickelte Anwendung im Vorteil. Abläufe können bestehen bleiben, werden aber optimal unterstüzt und digital abgebildet – passend wie ein Maßanzug.
Auch wenn mehre sogenannte Stakeholder, also Projektbeteiligte aus unterschiedlichen Fachbereichen oder Abteilungen Anforderungen an die Anwendung haben, reicht häufig die Lösung von der Stange nicht mehr aus. Hier verzahnen die Abläufe meist so einmalig, dass eine besondere Brücke gebaut werden muss.
Als Beispiel aus der Praxis kann vielleicht eine Software für einen Konzern dienen, bei dem als Basis der Buchhaltung SAP eingesetzt wird. Aus unterschiedlichen Web-Portalen werden Zahlen für nachfolgende Prozesse, unter anderem auch zur Abrechnung geliefert werden. Anpassungen in SAP sind häufig aufwändig und teuer, daher wurde sich für eine webbasiert Anwendung als sogenannte Middleware entschieden.
Daher haben wir eine passgenaue Anwendung entwickelt, mit der die entsprechenden Buchhaltungsabläufe weitestgehend automatisiert sind, die Abrechnungen erstellt und als definierte Ergebnisse über Schnittstellen an SAP weitergereicht werden. So konnte das Beste aus unterschiedlichen Welten optimal verbunden und genutzt werden.

Unterschiedliche Lizenzmodelle einer Standardsoftware

Es gibt eine vielzahl unterschiedlicher Lizenzmodellen für Standardsoftware, gemieteter oder gekaufter Software. Dabei gibt es häufige Missverständnisse in Bezug auf Urheberrecht oder Eigentum. Mit Lizenzen erwirbt man bei kommerzieller Software das Recht auf Nutzung im Rahmen der vom Inhaber des Urheberrechts festgelgten Bedingungen und natürlich geltendem Recht. Das Eigentum am Urheberrecht kann der Lizenznehmer bei kommerzieller Software nicht erlangen. Eine Ausnahme hierzu kann jedoch vorliegen, sofern eine kundenspezifische Software für ein Unternehmen oder eine Einzelperson entwickelt wurde. So sehen es die Spezialisten der Business Software Alliance, kurz BSA in ihrem Lizenzleitfaden.
Der Trend bei Standardsoftware geht zur Zeit ganz klar in Richtung cloudbasierter Abo-Modelle und weg von Softwareversionen, die einmal bezahlt und dann auch offline verfügbar sind.

Software aus steuerlicher Sicht

Aus steuerlicher Sicht ist individuell entwickelte Software aktivierbar, das kann auch ein entscheidendes Kriterium für ein Unternehmen sein. Im Detail ist das mit dem Steuerberater zu klären, denn zum einen ist die Auslegung bzw. der Gestaltungsspielraum hier groß. Außerdem kommt es bei der Bilanzierung von Software immer auf Details an, wie zum Beispiel die Kategorisierung von Software in Anlage- oder Umlaufvermögen, in materielles oder immaterielles Wirtschaftsgut, die Eigennutzung oder Fremdnutzung usw.

Initiale und laufende Kosten

In Bezug auf die Kosten und Kostenstellen unterscheiden sich die Ansätze in der Regel sehr voneinander. Damit ist nicht unbedingt nur die Höhe der Kosten gemeint. Wird bei Standardsoftware meist eine Lizenz gezahlt oder wie bei vielen aktuellen Modellen die Nutzung als Abo monatlich vergütet, bleibt der initiale Aufwand häufig deutlich unter dem einer individuellen Softwareentwicklung. Daher ist es zunächst mal charmant, mit relativ geringen Kosten zu starten.

Allerdings muss hier von Beginn an auf die verschiedenen Lizenzmodelle geachtet werden. Wird ein Betrag pro User fällig, kann es je nach Anwendungsfall schnell teuer werden. So ist bei sogenannten Freemium-Modellen (ein Wortspiel aus free und premium) der Einstieg in der Regel umsonst. Wird die Software dann aber professionell eingesetzt, steigen die Kosten zum Teil sehr steil. Hat man aber den Aufwand der Einarbeitung bereits betrieben, nimmt man beispielsweise in Kauf, dass eine entscheidende Funktionalität nur in der professionellen Variante vorhanden ist und zahlt den entsprechenden Aufpreis. Teuer kann es schnell je nach Modell auch werden, wenn die Anwendung von mehreren Benutzern genutzt werden soll, was häufig im Firmenkontext der Fall ist.

Im Gegensatz dazu haben Softwareprojekte in der Eigenentwicklung vergleichsweise hohe initiale Kosten. Konzeption und Entwicklung erfordern sowohl kompetente und erfahrene Softwareentwickler, fordern aber auch den Auftraggeber, da er die Anforderungen plausibel vorgeben muss. Dabei wird er idealerweise professionell durch die Softwareagentur unterstützt und geführt.

Den höheren initialen Kosten steht dann der Vorteil gegenüber, dass die Software keine laufenden Lizenzkosten verursacht, unabhängig davon, wie viele Benutzer sie verwenden. Daher ist diese Variante natürlich besonders vorteilhaft, wenn sie in größeren Unternehmen oder von vielen Benutzern eingesetzt werden soll.

Sicherstellung des laufenden Betriebes

Jede kommerzielle Anwendung im Unternehmenskontext erzeugt ab einer gewissen Größe allein durch ihren Betrieb Aufwände. Sie muss in der Regel auf einem Server betrieben werden, der entsprechend eingerichtet, abgesichert, überwacht und mit Updates versorgt werden muss.

Daneben ist Software grundsätzlich der Gefahr ausgesetzt, als Ziel von Hackern in den Fokus zu geraten. Je interessanter die durch die Software verarbeiteten oder gespeicherten Daten, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie früher oder später einem Angriff standhalten muss. Dier erfordert zum einen ein passendes Sicherheitskonzept, zum anderen aber die kontinuierliche Aktualisierung der Software, sofern Sicherheitslücken bekannt geworden sind.

Die anfallenden Daten müssen gesichert und so vor einem Datenverlust geschützt werden. Auch muss unerlaubter Zugriff und Veränderung der Daten durch nicht dazu berechtigte Personen unterbunden werden, hier spricht man von Datensicherheit. Im Rahmen des Datenschutzes muss darüber hinaus sichergestellt werden, dass personenbezogene Daten nur für Mitarbeiter in einem Maß zugänglich gemacht werden, wie es für die zu erfüllende Aufgabe erforderlich ist.

All diese Maßnahmen verursachen laufende Kosten, die nicht zu vernachlässigen sind.

Erweiterungen oder Anpassungen

In der heutigen, sich sehr schnell verändernden Geschäftswelt ist häufig das Erkennen und Reagieren auf diese Veränderungen entscheidend. Daher ist in der Folge wichtig, dass einmal in Betrieb genommene Software an veränderte Anforderungen angepasst oder um neue Funktionen erweitert werden kann.

Bei modernen Webanwendungen ist dies meist mehr oder weniger einfach möglich. Der eigene Einfluss auf Erweiterungen oder Anpassungen ist bei gekaufter oder gemieteter Software im Gegensatz dazu häufig sehr gering oder überhaupt nicht vorhanden.

Die Gefahr des Vendor Lock-in

Eine häufig zu spät wahrgenommene Gefahr ist der sogenannte Vendor Lock-in, also wenn ein bereits genutzer Service, eine Software oder ein Produkt nicht ohne Komplikationen gegen eine gleichwertige Lösung, eines anderen Anbieters, austauschbar ist. Gerade in Zeiten von Cloud-Software Anbietern fällt ihm er aber ein hoher Stellenwert zu. Wird man sich eines Vendor Lock-in bewusst, ist es häufig schon zu spät. In dem Fall ist es dann aufgrund von Inkompatibilität oder proprietären Formaten nicht mehr wirtschaftlich möglich, den Anbieter oder die eingesetzte Softwarelösung gegen eine Alternative wechseln.

Dies führt dann zu einer faktischen Abhängigkeit von einem Anbieter, auch wenn es eigentlich bessere oder günstigere Lösungen gäbe. Häufig kommt man dann ohne erheblichen Aufwand oder finanzielle Mittel nicht mehr an seine Daten, mangels standardisierter Export-Möglichkeiten.

Naturgemäß ist die Gefahr des Vendor Lock-in besonders hoch bei cloud-basierter Software, bei der sowohl Anwendung als auch die Daten bei einem externen Anbieter liegen. Einzige Zugriffmöglichkeit ist dann häufig das Frontend der Anwendung mit den vorgesehen Ein- und Ausgabeprozessen. Fehlt hier eine entsprechende Export-Möglichkeit, sollten bereits in der Evaluierungsphase alle Alarmglocken läuten. Selten besteht die Möglichkeit, zum Beispiel durch einen Direktzugriff auf die Datenbank, Daten zu exportieren.

Bei individueller Software ist man dieser Gefahr in Bezug auf die eigenen Daten in der Regel nicht ausgesetzt. Allerdings sollte schon bei der Auswahl des Dienstleisters und der Vertragsgestaltung darauf geachtet werden, dass ein Wechsel zu einem späteren Zeitpunkt möglich ist.

Durch den Einsatz agiler Vorgehensmodelle bei der Entwicklung wird unter anderem auch diesem Umstand Rechnung getragen und durch die iterative Vorgehensweise ermöglicht, den Dienstleister auch im laufenden Projekt zu wechseln. In Bezug auf verwendete Technologien und Komponenten sollte ebenfalls einem Vendor lock-in Effekt schon bei der Konzeption vorgebeugt werden.

Wurde die kundenspezifische Software entwickelt, haben normalerweise auch Sie als Kunde selbst Zugriff auf den Quellcode und können so sicherstellen, dass Ihre Investition nachhaltig gesichert ist und sie die Anwendung auch unabhängig vom derzeitigen Anbieter weiterentwickeln können. So behalten Sie alle Fäden in der Hand.

Einige Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Software-Kategorien

Es gibt weitere Faktoren, wie zum Beispiel Dokumentation, Schnittstellen, Skalierung, Verfügbarkeit usw., die ebenfalls je nach Relevanz für Sie bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten, daher ist diese Betrachtung sicher nicht abschließend.

Einige exemplarische Vor- und Nachteile sollen vereinfacht veranschaulichen, worauf bei der Entscheidung wert gelegt werden kann.

Vor- und Nachteile einer individuellen Software

Vorteile individuelle Software
  • Kann sehr genau die Problemstellung abbilden und auf die Bedürfnisse zugeschnitten werden
  • Es wird lediglich entwickelt und somit bezahlt, was auch tatsächlich benötigt wird
  • Stellt häufig einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Mitbewerbern dar
  • Besondere Prozesse oder ungewöhnliche Schnittstellen sind kein Hindernis
  • Kann OnPremise (also beim Kunden vor Ort) oder in einem Rechenzentrum betrieben werden
  • Etablierte Organisationsstrukturen und Geschäftsprozesse bleiben erhalten
  • Der Sourcecode steht Ihnen zu und ermöglicht einen Anbieterwechsel
  • Direkter Kontakt zum Entwickler sichert die schnelle Reaktionsfähigkeit
  • Alle Daten bleiben unter Ihrer Hoheit, somit auch keine Schwierigkeiten in Bezug auf die DSGVO
Nachteile individuelle Software
  • Höhere, einmalige Projekt-/Investitionskosten
  • Die Konzeption und Entwicklung der Anwendung erfordert einen erfahrenen und zuverlässigen Dienstleister
  • Wartung und Betreuung der Anwendung müssen eingeplant werden, wie zum Beispiel Backups und Sicherheitsupdates
  • Ihnen als Auftraggeber kommt eine entscheidende Rolle bei der Konzeption der Anwendung zu (aber auch ein Mitspracherecht)
  • Benutzerdokumentation oder Schulungen werden für die Software individuell erstellt
  • Softwarearchitektur und Entwicklung erfordern einen erfahrenen und kompetenten Dienstleister, damit das Projekt nicht scheitert

Vor- und Nachteile einer Standardsoftware

Vorteile individuelle Software
  • Kann in der Regel schneller eingeführt und in Betrieb genommen werden
  • Abhängig vom Lizenzmodell niedrigere Investitionskosten pro Softwareversion
  • Oder laufende monatliche Kosten bei Abo-Lizenzmodellen
  • Keine Konzeption im Vorfeld erforderlich, sofern ein Standardprozess abgebildet wird
  • Konfiguration und Parametrisieren anstelle von Programmieren
  • Wird laufend weiterentwickelt und ist auf aktuellem Stand
  • Es existiert häufig bereits Dokumentation und Schulungsmaterial
  • Anwender profitieren von neuen Funktionen, welche aus den Bedürfnissen vieler Unternehmen entstehen
Nachteile individuelle Software
  • Export der Daten unter Umständen nicht möglich (Vendor lock-in)
  • Wenig bis keinen Einfluss auf Erweiterungen
  • Individuelle Anpassungen häufig nicht möglich
  • Besonderheiten in Bezug auf DSGVO Konformität sind zu beachten (vor allem bei ausländischen Anbietern)
  • Kein Einfluss auf Systemperformance
  • Kein Einfluss auf Datensicherheit beim Anbieter (Zunahme der Hackangriffe auf offen zugängliche Web-Anwendungen, vermehrt auf Standardsoftware)
  • Gerade bei jungen Anbietern besteht die Gefahr, dass die Software auf längere Sicht nicht am Markt bestehen bleibt

Vorgehen zur konkreten Entscheidungsfindung

Es gibt nicht “die einzig richtige Entscheidung” für die Nutzung einer gekauften oder die Eigenentwicklung von Software. Am Ende hängt es jeweils von vielen individuellen Faktoren ab, die zum Teil schwer messbar oder bewertbar sind.

Anforderungsaufnahme

Daher steht am Anfang eine grobe Anforderungsaufnahme. Mit ihr soll grundsätzlich ermittelt werden, was die Software am Ende leisten soll, welche Prozesse sie unterstützen muss und was für Funktionalitäten sie bieten sollte. Dabei kann bereits priorisiert und zwischen folgenden Kriterien unterschieden werden:

  • Must have (unbedingt erforderlich)
  • Shouldhave (sollte idealerweise umgesetzt werden)
  • Couldhave (kann umgesetzt werden, wenn es das Budget noch zulässt)

Dazu sollten idealerweise alle Stakeholder befragt werden, also alle Leute, die durch Projekt selbst oder die fertige Software in irgendeiner Form betroffen sind. Das können beispielsweise Mitarbeiter von Fachabteilungen, IT-Administratoren, Redakteure oder Budget-Verantwortliche sein.

Sind nun die Anforderungen möglichst umfänglich bekannt, auch wenn inhaltlich noch eher grob, kann im nächsten Schritt eine Bewertung in Bezug auf unterschiedliche Lösungsoptionen erfolgen.

Methoden zur Entscheidungsfindung

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, strukturiert und methodisch zu einer validen Entscheidung zu kommen. Durch die transparente und professionelle Vorgehensweise, kann die getroffene Entscheidung auch gegenüber Vorgesetzten oder Auftraggebern erklärt und verteidigt werden.

Nutzwert-Analyse

Um neben klar messbaren, auch “weiche” Kriterien oder nicht monetäre Faktoren berücksichtigen zu können, bietet sich die Nutzwert-Analyse an. In der Kurfassung werden mit ihr die Kriterien gesammelt, gewichtet und dann wird für jede Lösungsoption der Erfüllungsgrad des Kriteriums festgelegt. Schließlich werden für jeden Lösungskandidaten alle Kriterien-Gewichtungen mit den Erfüllungsgraden multipliziert und die Ergebnisse aufsummiert. Die Gesamtpunktzahl der Kandidaten zeigt dann eindeutig und nachvollziehbar welches der geeignetste Kandidat ist. Damit eignet sie sich gut für die Entscheidung zwischen unterschiedlichen Kandidaten.

Make-or-Buy-Entscheidung

Eine weitere Methode, die für die Entscheidung sinnvoll genutzt werden kann, ist die Make-or-Buy-Entscheidung. Mit ihr kann beispielsweise ermittelt werden, ob eine Software vom Unternehmen im eigenen Haus entwickelt oder besser von einem externen Anbieter umgesetzt werden sollte. Dabei werden Kriterien wie Kosten, Zeit, Qualität, Ressourcenverfügbarkeit und Risiken berücksichtigt.

Fazit

Die strategische Entscheidung, ob für wichtige Unternehmensprozesse eine Standardsoftware oder eine Eigenentwicklung zum Einsatz kommen soll, hat viele Facetten. Wir haben in diesem Artikel versucht die unterschiedlichen Aspekte zu beleuchten und konkrete Hilfestellungen für eine valide Entscheidung zu geben. Die Entscheidung sollte nicht leichtfertig getroffen werden, da die langfristigen Konsequenzen sehr schmerzhaft sein können. Deshalb beginnen Sie früh damit sich mit den Unterschieden zu beschäftigen, aus unserer Erfahrung macht sich eine Investition in diese Entscheidung bezahlt.

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