Als Programmierende werden wir häufig gefragt, was es kostet, eine Software entwickeln zu lassen. Eine einfache Antwort gibt es darauf nicht – denn: es kommt darauf an.
Vergleichbar ist das mit der Frage, was ein Auto kostet. Jeder Mensch hat eine ungefähre Vorstellung: Zwischen 5.000 Euro und 1 Million Euro ist alles möglich. Aber ohne zu wissen, wofür das Fahrzeug gebraucht wird, welche Anforderungen es erfüllen soll und welche Ausstattung wichtig ist, lässt sich nicht sagen, ob am Ende ein LKW oder ein Sportwagen die bessere Lösung ist.
Der erste Schritt: Anforderungen verstehen
Am Anfang steht immer die gleiche Frage:
Wofür wird die Software benötigt und was soll sie leisten?
Dazu klären wir zunächst einige einfache, aber entscheidende Punkte, z.B.:
- Muss die Software mit anderen Systemen interagieren?
- Wie viele Nutzer sollen damit arbeiten – und mit welchen Rollen?
- Soll sie mehrsprachig sein?
- Gibt es besondere Sicherheitsvorgaben?
Diese Fragen helfen, den Rahmen abzustecken – und festzustellen, ob eine individuelle Entwicklung überhaupt notwendig ist oder ob eine Standard- oder Branchensoftware die Anforderungen bereits abdeckt.
Welche Arten von Software gibt es?
Von Standardsoftware spricht man, wenn es bereits Lösungen für weit verbreitete Aufgaben gibt. Ein klassisches Beispiel ist eine Textverarbeitung wie OpenOffice oder Word. Viele Menschen schreiben Texte, haben aber unterschiedliche Schwerpunkte – die Doktorarbeit unterscheidet sich in Struktur und Formatierung deutlich von einer Gebrauchsanweisung. Standardsoftware bietet verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, um beides abzubilden. Da diese Software an viele Nutzende verkauft wird, können die Entwicklungskosten auf viele Schultern verteilt werden. So zahlt man als Endkundschaft meist nur eine geringe einmalige Lizenzgebühr oder eine monatliche Abo-Gebühr – oft inklusive automatischer Updates.
Branchensoftware ist weniger universell, deckt aber die Anforderungen einer bestimmten Zielgruppe sehr gut ab. Ein Beispiel: die Buchungssoftware eines Restaurants. Sie muss Reservierungen verwalten, Bestellungen aufnehmen und diese direkt an die Küche übermitteln. Ist die Lösung einer solchen Software einmal erstellt, kann man sie vielen weiteren Restaurants anbieten. Das ist für die Betriebe meist günstiger als eine individuelle Entwicklung – auch wenn man gewisse Kompromisse eingehen muss. Die laufende Betreuung ist ebenfalls günstiger, da der Aufwand auf mehrere Kund:innen verteilt wird.
Wenn die Anforderungen so speziell sind, dass keine passende Lösung existiert, ist eine individuelle Softwareentwicklung der richtige Weg. Sie sollte jedoch so viel wie nötig und so wenig wie möglich können, um ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis zu erreichen. Aus unserer Erfahrung starten Projekte bei einigen tausend Euro für einfache Anwendungen oder mittelgroße Webseiten. Größere, verteilte Systeme oder Plattformen können mehrere hunderttausend Euro kosten.
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Wie entsteht eine erste Kostenschätzung?
Wenn bereits Anforderungen vorliegen, kann das Dienstleistungsunternehmen auf dieser Basis eine erste Schätzung abgeben. Wir bei Webrunners gehen dabei sehr strukturiert vor:
- Wir brechen alle Aufgaben in kleine, klar definierte Einheiten herunter.
- Zwei Personen aus der Entwicklung und eine Projektleitung schätzen unabhängig voneinander den Aufwand.
- Anschließend werden alle Werte nebeneinandergestellt und ein Mittelwert gebildet.
- Ein Sicherheitspuffer berücksichtigt unbekannte oder schwer planbare Faktoren.
Bei größeren Abweichungen erklären die Beteiligten ihre Annahmen, um Missverständnisse zu klären und die Schätzung anschließend zu verfeinern.
So erreichen wir eine realistische und nachvollziehbare Kosteneinschätzung, die auch Unwägbarkeiten berücksichtigt.
Geführte Anforderungsaufnahme
Da die Entwicklung einer Software für viele aus unserer Kundschaft ein neues und oft einmaliges Projekt ist, fehlt anfangs häufig die Erfahrung in der Formulierung von Anforderungen. Das ist völlig normal – und genau hier setzen wir an.
Wir haben verschiedene Methoden entwickelt, um Anforderungen strukturiert, vollständig und nachvollziehbar zu erfassen. So reduzieren wir das Risiko, dass wichtige Punkte übersehen werden, und schaffen eine gemeinsame Grundlage, auf der die Entwicklung aufbauen kann.
Generell haben sich in der Konzeption und Entwicklung von Software agile Vorgehensmodelle bewährt. Im Gegensatz zu klassischen, wasserfallgetriebenen Modellen wird hier zu Beginn nicht alles bis ins kleinste Detail geplant, sondern die Anforderungen werden zunächst grob gesammelt, bewertet und priorisiert. Das vermeidet die typische Falle, dass spätere Änderungen nur mit großem Aufwand möglich sind, wenn der Plan zu starr ist.
Dazu bieten wir einen Workshop (Story Mapping) an, der sich in folgende Schritte aufteilt:
Als Ergebnis des Workshops erhält unsere Kundschaft ein standardisiertes, strukturiertes Anforderungsgerüst, mit dem sich auch Angebote anderer Softwareentwickelnden vergleichen lassen. Das schafft Klarheit, Nachvollziehbarkeit und eine realistische Basis für Kostenschätzungen.
Die Folgekosten einer Softwareentwicklung
Eine Software ist kein einmaliges Produkt, sondern ein lebendiges System. Sobald sie im Einsatz ist, entstehen automatisch Folgekosten, die bei der Budgetplanung mitbedacht werden sollten.
Dazu gehören:
- Sicherheitsupdates und technische Wartung
- Erweiterungen aufgrund neuer Anforderungen oder Ideen von Nutzenden
- Anpassungen an neue Schnittstellen, gesetzliche Vorgaben oder Marktveränderungen
- Hosting
Gerade bei langlebigen Systemen sind solche Anpassungen unvermeidlich – sie sichern den Wert der Anwendung langfristig und sorgen dafür, dass sie technisch aktuell und sicher bleibt.
Wie man das passende Unternehmen für die Softwareentwicklung auswählt
Nicht jeder Entwickelnde ist für jedes Projekt geeignet. Welche Agentur oder welches Team am besten passt, hängt von mehreren Faktoren ab – etwa von der technologischen Ausrichtung, der Arbeitsweise und der Erfahrung mit ähnlichen Projekten.
Technologie & Methodik
Eine Webanwendung erfordet ganz andere Entwicklungssprachen als beispielsweise ein Windows-Software. Auch bei der Vorgehensweise in der Entwicklung gibt es Unterschiede. Wurden früher viele Abläufe speziell auf das Projekt zugeschnitten, werden heute wiederkehrende Tätigkeiten in der Regel stark automatisiert und ein großer Wert auf Maßnahmen zur Qualitätssicherung gelegt. So kann durch automatisierte Tests und Continous Integration einfach sichergestellt werden, das während der Weiterentwicklung Änderungen nicht zu neuen Fehlern in bereits entwickeltem Code führen.
Vorgehensmodelle
Für klar definierte, gut planbare Projekte kann ein klassisches Phasenmodell (z. B. Wasserfallmodell) nach wie vor sinnvoll sein. Hier werden Anforderungen in einem Lastenheft gesammelt, anschließend in einem Pflichtenheft technisch beschrieben, bevor die eigentliche Entwicklung beginnt. Am Ende folgen Test und Abnahme.
Für größere oder länger laufende Projekte, bei denen Anforderungen noch nicht vollständig bekannt sind oder sich im Verlauf verändern, eignen sich agile Methoden wie Scrum oder Kanban deutlich besser. Hier liegt der Fokus auf Transparenz, kurzen Feedbackzyklen und einer engen Zusammenarbeit zwischen Kundschaft und Entwicklerteam.
Kommunikation und Zusammenarbeit
Egal ob agil oder klassisch – entscheidend ist die enge Abstimmung mit der Kundschaft. Regelmäßige Meetings, kurze Feedbackschleifen und ein gemeinsamer Blick auf Fortschritte helfen, Missverständnisse zu vermeiden und frühzeitig Anpassungen vorzunehmen. Wir selbst arbeiten dabei erfolgreich mit Online-Tools, Video-Meetings und integrierten Zeiterfassungssystemen, die volle Transparenz bieten.
Erfahrung & Referenzen
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Erfahrung des Entwicklungsteams. Fragen Sie gezielt nach Referenzen aus vergleichbaren Projekten, auch wenn diese nicht immer öffentlich auf der Website stehen. Das gibt Ihnen ein gutes Gefühl dafür, wie vertraut das Team mit ähnlichen Herausforderungen ist.
Ist eine Softwareentwicklung zum Festpreis möglich?
Ja, grundsätzlich ist das möglich – aber nur, wenn die Anforderungen vollständig und eindeutig formuliert sind. Sind sie unvollständig oder vage, ist eine Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand meist die bessere Wahl.
So vermeiden Sie die typische „Festpreis-Falle“, bei der jede Änderung im Nachhinein teuer wird. Ein vermeintlich günstiges Angebot kann dadurch im Endeffekt teurer werden als eine transparente, flexible Kalkulation.
Eine gute Alternative ist der agile Festpreis. Hier werden Budget und Zeitrahmen festgelegt, aber die Funktionalitäten bleiben flexibel. Die Anforderungen werden in Must-haves, Should-haves und Nice-to-haves eingeteilt. Wenn sich im Verlauf Prioritäten verschieben oder das Budget eng wird, können weniger wichtige Funktionen entfallen, ohne dass das Projektziel gefährdet wird.
Durch kurze Entwicklungszyklen – meist zwei bis vier Wochen – bleibt der Projektfortschritt stets transparent, und Anpassungen können jederzeit vorgenommen werden.
Vergleichbarkeit von Angeboten
Die Art und Weise, wie Angebote entstehen, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen– und genau das erschwert oft den Vergleich. Damit Angebote tatsächlich vergleichbar sind, müssen bestimmte Voraussetzungen geschaffen werden:
- Anforderungen vollständig und priorisiert dokumentieren
- Rahmenbedingungen (z. B. technische Umgebung, Zeitplan, Zielgruppen) klar beschreiben
- Vorgehensweise und Arbeitsweise klären (agil oder klassisch)
Nur wenn diese Basis stimmt, kann man die Angebote sinnvoll nebeneinanderlegen und bewerten. Wir stellen dafür Checklisten und Vorlagen bereit, die den Prozess strukturieren und eine faire Vergleichsbasis schaffen.
Fazit
- Es gibt unterschiedliche Arten von Software – welche die richtige ist, hängt vom individuellen Bedarf ab.
- Die Kosten reichen von einigen Euros bis zu mehreren hunderttausend Euro, abhängig von Umfang und Komplexität.
- Planen Sie von Anfang an auch laufende Betreuungskosten mit ein.
- Eine klare, strukturierte Anforderungsaufnahme ist die Grundlage für realistische Kostenschätzungen.
- Nicht immer ist das günstigste Angebot das beste.
- Eine gute Kommunikation zwischen Kundschaft und Entwicklungsteam ist entscheidend für den Projekterfolg.
Interesse an einer individuellen Softwareentwicklung?
Wir bieten Ihnen eine kostenfreie Erstberatung an. In einem kurzen Gespräch prüfen wir gemeinsam, welche Lösung für Ihr Vorhaben am besten geeignet ist – und mit welchen Kosten Sie realistisch rechnen können.
Häufig gestellte Fragen
Die Kosten hängen stark vom Umfang, den Funktionen und der technischen Komplexität ab. Kleinere Anwendungen oder Tools starten oft bei einigen tausend Euro, während komplexe Systeme oder Plattformen mehrere hunderttausend Euro kosten können. Entscheidend ist, was die Software können soll und welchen konkreten Nutzen sie im Alltag bringt.
Mehrere Faktoren beeinflussen den Preis: Funktionsumfang, technische Komplexität, Design und Benutzeroberfläche, Schnittstellen zu anderen Systemen, Sicherheitsanforderungen sowie Teamgröße und Projektlaufzeit. Je klarer die Anforderungen formuliert sind, desto verlässlicher wird die Kostenschätzung.
Ja – wenn die Anforderungen vollständig und eindeutig beschrieben sind. Fehlen Details oder ändern sich Wünsche während des Projekts, empfehlen wir eine Abrechnung nach Aufwand oder den agilen Festpreis, bei dem Budget und Zeit fix sind, der Funktionsumfang aber flexibel bleibt.
Standardsoftware deckt allgemeine Anforderungen ab, Branchensoftware richtet sich an eine bestimmte Zielgruppe, und Individualsoftware wird exakt für den jeweiligen Anwendungsfall entwickelt – immer dann, wenn Standardlösungen an ihre Grenzen stoßen oder zu viele Kompromisse erfordern.
Das hängt von der Komplexität ab. Ein einfaches Tool kann in wenigen Wochen fertiggestellt werden, während größere Systeme oft mehrere Monate Entwicklungszeit benötigen. Entscheidend ist, wie klar die Anforderungen zu Beginn formuliert sind und wie schnell Entscheidungen getroffen werden.
Nach dem Go-Live fallen regelmäßig Wartungs- und Weiterentwicklungskosten an – etwa für Sicherheitsupdates, Serverbetrieb, Anpassungen durch Feedback der Nutzenden oder neue Schnittstellen. Diese Folgekosten sollten von Beginn an mit eingeplant werden.
Am besten durch Transparenz und Priorisierung. Wenn die Anforderungen klar nach Must-haves, Should-haves und Nice-to-haves sortiert sind, kann flexibel auf Budget oder Zeit reagiert werden. Regelmäßige Abstimmungen mit dem Entwicklungsteam helfen, Aufwand und Fortschritt im Blick zu behalten.
Achten Sie auf Erfahrung, Arbeitsweise und Kommunikation. Das passende Unternehmen sollte in Ihrer Technologiewelt zu Hause sein, Referenzen aus ähnlichen Projekten vorweisen können und eine enge, regelmäßige Abstimmung anbieten. Gute Zusammenarbeit ist oft der wichtigste Erfolgsfaktor.
Weil sie Missverständnisse vermeidet und Kosten spart. Eine klar formulierte, priorisierte Anforderungsliste schafft ein gemeinsames Verständnis und ermöglicht, Angebote verschiedener Anbieter wirklich miteinander zu vergleichen.
Ja. In einem unverbindlichen und kostenfreien Erstgespräch prüfen wir gemeinsam, ob eine individuelle Softwareentwicklung sinnvoll ist und welche Möglichkeiten es gibt. Dabei geht es nicht um Verkauf, sondern um Orientierung und Realismus – damit Sie eine fundierte Entscheidungsgrundlage haben.
